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全员信息共享!青岛交运全国首建企业数字档案馆通过验收



  日前,交运集团数字档案馆项目在北京顺利通过专家组评审验收。这是我国第一个严格按照《企业数字档案馆(室)建设指南》标准进行建设,并通过验收的企业数字档案馆。作为山东省唯一一家试点单位,标志着交运集团档案信息化工作迈上了一个新台阶。

  据了解,交运集团数字档案馆规模大、功能强,拥有规范化档案室32个, 档案室库房建筑面积约1000余平方米,馆藏自1950-2019年实体档案近9万卷、26万余件,涵盖管理类、实物类、照片类、音像类等18个门类,馆藏数据包括案卷级目录、文件级目录以及电子文件。

  交运集团数字档案馆实现了全员信息查阅共享,共分两个客户端口,一个是档案管理人员使用,此端口可以实现在线移交、在线归档、在线审批、在线发布、权限管理及在线基层单位监管等功能;另一个是用户端口,用户可以登录阅览档案及数据统计、分析等信息。利用大数据集成和共享的特点,热搜词及日常使用的功能会在首页显示,避免了多次重复查找,节省了人力和时间,让日常查阅更加便捷。

  交运集团党委书记、董事长刘永康称,数字档案馆的试点建设不仅让档案管理变得更具时代感和数据感,更为重要的是改变了传统档案的管理应用思维,今天的数字档案馆与过去相比已经完全不同,档案管理的环境、技术都在变,交运人已经深刻感受到了这种变化,并在不断的学习和改变中适应新时代的档案管理工作。作为全国首家通过验收、山东省唯一一家试点单位,交运集团不仅代表着企业自身,更代表着全国的企业档案信息化建设的领先水平。下一步,交运集团以此次成功获评为契机,进一步推进数字档案馆建设,重点加强集团各业务数据的信息化管理,让档案真正成为集团发展的基石及见证,形成在企业数字档案建设方面可学、可鉴的“交运”模板,为企业的转型发展服务,为全行业的数字档案馆建设趟出一条新路子。

  交运集团档案工作的核心业务是车辆档案管理。近年来,集团把公共交通服务作为传统客运转型主要方向,织就了涵盖城区公交、城际公交、城乡公交、镇村公交和定制公交的“大公交”便民网络,对公交车辆档案的数字化管理成为试点建设的重要特色。交运温馨巴士公司作为集团公交客运的主要运营载体,率先启用ERP综合信息管理系统,其中包含着大量的车辆信息。为此,集团决定将档案系统与交运温馨巴士ERP系统的车辆档案进行无缝链接,有效确保车辆档案各类信息的及时纳入、实时更新。通过“一车一档”分类,满足ERP系统中车辆数据定时归档,实现档案的长久保存。

  通过对车辆信息维修大数据的分析,可以得知哪些公司有哪些线路的维修花费较少,并能自动统计出大修、小修、二次维护等数据,有效节约了人力统计成本,优化了服务流程,提升了档案资源建设与利用效益,更好地为高层决策提供参考,为提高效率和节约成本提供必要的依据。

  车辆档案信息的数据化管控为后续的开发利用打下了良好基础,例如:可根据车辆节能记录分析各公交线路的节能情况,根据维修记录分析车辆零部件的维修率、耐用性等情况,让档案数据变为实实在在可利用的生产资源。

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